Condiciones de uso de la extranet de comunicaciones

  • 1. OBJETO DE LA EXTRANET

    El correo electrónico es una herramienta de comunicación que no garantiza la confidencialidad de la información remitida en caso de interceptación, salvo que se utilicen técnicas informáticas de encriptación.

    El objetivo principal de la Extranet consiste fundamentalmente en la protección de la información confidencial que remitimos a nuestros clientes, dando cumplimiento así a la vigente normativa de protección de datos personales.

    La comunicación de información a través de esta plataforma, se realiza bajo protocolos de encriptación o cifrado de las comunicaciones, que garantizan la confidencialidad de la información durante su transmisión y descarga.

    Asimismo, la Extranet facilitará al cliente un acceso ágil y dinámico a su documentación, sin menoscabo de las debidas garantías de seguridad, contribuyendo eficazmente a la mejora en la calidad de la gestión.

  • 2. DATOS DE CONTACTO DEL TITULAR

    Le informamos que el titular de esta extranet de comunicaciones es:

    Razón social: Aholku Koop. Elk. Txikia

    Dirección: Pinudi plaza 1-7.1 - 20001 Donostia-Gipuzkoa

    Teléfono: 943005680

    Correo electrónico: aholku@diamaweb.com

  • 3. CONDICIÓN DE USUARIO DE EXTRANET.

    El acceso a la Extranet para clientes de Aholku Koop. Elk. Txikia, le atribuye la condición de "Usuario", implicando la aceptación expresa y sin reservas de las presentes condiciones de uso.

    Dado que esta herramienta va a albergar documentación confidencial de su organización, el Usuario debe ser el representante legal de la misma o contar con autorización expresa de éste para acceder a la Extranet. Si no es el representante legal de su organización o no cuenta con autorización suficiente, deberá abandonar inmediatamente la Extranet.

  • 4. OBLIGACIONES DEL USUARIO.

    • 4.1. Registro y control de acceso.

      Para acceder a su buzón privado en la Extranet (en adelante el "buzón"), el Usuario deberá proceder a su registro. Para ello Aholku Koop. Elk. Txikia remitirá a la cuenta de correo electrónico facilitada por el Usuario, una identificación y una contraseña personal e intransferible. Una vez recibida, por razones de seguridad, el Usuario cuenta con un plazo de 72 horas para activar su cuenta y cambiar su contraseña en la primera sesión de acceso a la Extranet conforme a los siguientes requisitos:

      • 4.1.1. No se usará como contraseña el código de Usuario ni cadenas obtenidas a partir de variaciones de los caracteres que formen parte del mismo.

      • 4.1.2. No se utilizará como contraseña información sencilla directamente relacionada con el Usuario que la use, tal como nombres, apellidos, números de teléfono, domicilio, nombres de familiares, ni variaciones o acrónimos de los anteriores.

      • 4.1.3. El Usuario no guardará la contraseña por escrito en ningún documento, ni en papel, ni en documentos electrónicos legibles.

      • 4.1.4. El Usuario no proporcionará la contraseña a terceros.

    • 4.2. Custodia de identificadores y contraseñas.

      El Usuario se compromete a hacer un uso diligente de la Extranet y a mantener en secreto la contraseña de acceso. En consecuencia, el Usuario es responsable de la adecuada custodia y confidencialidad de cualesquiera identificadores y/o contraseñas que le sean suministradas y se compromete a no ceder su uso a terceros, ya sea temporal o permanente, ni a permitir el acceso a terceros. Será responsabilidad exclusiva del Usuario la utilización o acceso ilícito a la Extranet por cualquier tercero ilegítimo, que emplee a tal efecto, su identificador y contraseña.

    • 4.3. Notificación de incidencias.

      El Usuario deberá notificar inmediatamente a Aholku Koop. Elk. Txikia en el teléfono o en la dirección de correo electrónico indicada en el punto 2 de las presentes condiciones de uso, cualquier incidencia de seguridad relacionada con su identificador y contraseña, así como cualquier incidencia de la que tuviera conocimiento y pudiera afectar a la seguridad de la información contenida en la Extranet.

      El Usuario queda informado que por motivos de seguridad, está limitado a cinco intentos, el número reiterado de intentos de acceso fallidos a la Extranet. En consecuencia, en el supuesto de que el Usuario bloquee su cuenta por haber superado estos intentos, deberá ponerse en contacto con Aholku Koop. Elk. Txikia con el objeto de que le asigne un nuevo identificador y una nueva contraseña.

      De la misma forma deberá proceder el Usuario cuando olvide su contraseña, tenga sospecha de conocimiento por terceros o sea sustituido, temporal o definitivamente en el cargo que motiva su acceso a la Extranet.

    • 4.4. Notificación de baja.

      La baja en la Extranet deberá ser solicitada expresamente por el Usuario en la dirección indicada en el punto 2 de las presentes condiciones de uso.

  • 5. RÉGIMEN DE RESPONSABILIDADES

    • 5.1. El Usuario se abstendrá de: introducir virus, programas, macros o cualquier secuencia de caracteres con la finalidad de dañar o alterar los sistemas informáticos de la Extranet; obstaculizar el acceso de otros Usuarios mediante el consumo masivo de recursos; realizar acciones a través de la Extranet que puedan lesionar la propiedad intelectual y compromisos contractuales de Aholku Koop. Elk. Txikia, así como los derechos al honor, a la imagen y la intimidad personal de terceros; realizar acciones de competencia desleal y publicidad ilícita.

    • 5.2. Para la utilización de la Extranet, el Usuario debe proceder a su registro, en consecuencia, éste será responsable de aportar información veraz y lícita. El Usuario es el responsable de la adecuada custodia y confidencialidad de cualesquiera identificadores y/o contraseñas que le sean suministradas. Será responsabilidad del Usuario la utilización ilícita de la Extranet por cualquier tercero ilegítimo que emplee a tal efecto su identificador y contraseña a causa de una utilización no diligente o de la pérdida de la misma por el Usuario.

    • 5.3. En supuestos de robo, extravío o acceso no autorizado a sus contraseñas, el Usuario será el responsable de su notificación inmediata a Aholku Koop. Elk. Txikia con el fin de proceder a su cancelación. Aholku Koop. Elk. Txikia en ningún caso será responsable de las acciones realizadas por terceros no autorizados mientras no se produzca la notificación mencionada por parte del Usuario.

    • 5.4. Aholku Koop. Elk. Txikia declara que ha adoptado las medidas tanto técnicas como organizativas, que dentro de sus posibilidades y el estado de la tecnología, permitan el correcto funcionamiento de la Extranet, así como la ausencia de virus y componentes dañinos, sin embargo no puede hacerse responsable de, o garantizar en su caso: (a) la continuidad, accesibilidad o disponibilidad ininterrumpida de la Extranet (b) la ausencia de errores (c) la ausencia de virus y/o demás componentes dañinos; (d) la inexpugnabilidad de las medidas de seguridad que se han adoptado; (e) los daños o perjuicios que cause cualquier persona que vulnere los sistemas de seguridad de la Extranet.

    • 5.5. Aholku Koop. Elk. Txikia se reserva el derecho a suspender temporalmente y sin previo aviso, la accesibilidad a la Extranet con motivo de operaciones de mantenimiento, reparación, actualización o mejora. En consecuencia el Usuario, salvo pacto expreso en contrario, exonera a Aholku Koop. Elk. Txikia de cualquier responsabilidad directa o indirecta, por suspensiones temporales en el funcionamiento de Extranet.

    • 5.6. La disponibilidad de la Extranet puede depender de factores externos a Aholku Koop. Elk. Txikia, tales como la caída de las redes de telecomunicaciones por ataques informáticos, fallos energéticos etc, sobre los cuales Aholku Koop. Elk. Txikia no dispone de ningún control. El Usuario declara conocer esta circunstancia y exonera a Aholku Koop. Elk. Txikia de cualquier responsabilidad directa o indirecta por la falta de disponibilidad de la Extranet.

    • 5.7. Aholku Koop. Elk. Txikia podrá dar por terminados unilateralmente los servicios gestionados a través de la Extranet, con un preaviso de treinta días naturales, sin posibilidad por parte del Usuario de exigir indemnización alguna por este motivo.

    • 5.8. El Usuario es el único responsable de toda la información, comunicados, documentos y archivos que introduzca en la Extranet, en consecuencia, Aholku Koop. Elk. Txikia no asume ninguna responsabilidad frente a terceros derivada de la introducción de datos, documentos o archivos, erróneos, falsos, o que puedan lesionar la intimidad, el honor, la propia imagen o los derechos de propiedad intelectual o industrial de terceros.

    • 5.9. El Usuario se compromete a consultar y descargar los contenidos alojados en su buzón con una periodicidad mínima semanal.

    • 5.10. El Usuario es informado y acepta sin reservas que su buzón en ningún caso es un repositorio de documentación ni un sistema alternativo de copias de seguridad. Por tanto deberá descargar sus documentos con la periodicidad mínima establecida en el punto anterior.

    • 5.11. Aholku Koop. Elk. Txikia se reserva el derecho de borrar definitivamente de la Extranet la documentación alojada en el buzón pasado un plazo de tres meses desde el alojamiento.

  • 6. PROPIEDAD INTELECTUAL

    • 6.1. En ningún caso el acceso o uso de la Extranet, implica renuncia, transmisión o licencia total o parcial al Usuario sobre los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre ésta.

  • 7. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

    Aholku Koop. Elk. Txikia se compromete a:

    Guardar confidencialidad absoluta de todos los datos o información obtenidos durante la realización de las actividades profesionales. No distribuir a terceros ajenos a Aholku Koop. Elk. Txikia, ni publicar en medio alguno, los datos personales o cualquier información confidencial o protegida por derechos de propiedad intelectual o industrial a la que se tenga acceso durante la prestación de los servicios. Estas obligaciones de confidencialidad persistirán incluso una vez dado de baja el servicio.

    La actividad que desarrolla Aholku Koop. Elk. Txikia como empresa encargada de tratamiento tiene el deber de cumplir con las siguientes obligaciones:

    • 7.1. Únicamente tratará los datos de carácter personal conforme a las instrucciones que el Cliente como responsable de los mismos, le señale, y sólo cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de la prestación de los servicios contemplados en el presente Contrato.

    • 7.2. No utilizará los datos personales con fines distintos a los expuestos, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

    • 7.3. En el supuesto de que Aholku Koop. Elk. Txikia deba subcontratar servicios con terceros para la ejecución del presente proyecto, el Cliente autoriza a Aholku Koop. Elk. Txikia a realizar estas subcontrataciones en su nombre y cuenta. El Cliente es informado y autoriza sin reservas que es necesaria la subcontratación de la empresa Tecnología Contable aplicada, S.L., empresa subencargada de tratamiento, con la que Aholku Koop. Elk. Txikia ha suscrito un contrato de encargo de tratamiento de datos por cuenta de terceros, en los términos de las presentes condiciones.

    • 7.4. El Cliente podrá en todo momento inspeccionar las instalaciones de Aholku Koop. Elk. Txikia para verificar el estado de cumplimiento de las obligaciones de seguridad impuestas por la vigente normativa de protección de datos. Estas inspecciones tendrán que ser notificadas a Aholku Koop. Elk. Txikia con antelación suficiente y estarán limitadas por los compromisos de confidencialidad que Aholku Koop. Elk. Txikia debe garantizar al resto de sus clientes.

    • 7.5. Aholku Koop. Elk. Txikia registrará los eventuales tratamientos de datos personales que pueda realizar, y los mantendrá a disposición del Cliente.

    • 7.6. Una vez cumplida la prestación de los servicios referidos, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos según su elección al Cliente al igual que cualquier soporte o documento en el que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

    • 7.7. En el caso de que Aholku Koop. Elk. Txikia destine los datos de carácter personal a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del presente contrato, será considerado, también, responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.

    • 7.8. Aholku Koop. Elk. Txikia, se compromete a adoptar las medidas de índole técnica y organizativa que correspondan de acuerdo con la normativa de protección de datos, el estado de la tecnología, y el riesgo para los derechos y libertades de las personas afectadas en la ejecución de los servicios recogidos en la presente propuesta.

    • 7.9. Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos y el posible impacto para los derechos y libertades de las personas físicas, Aholku Koop. Elk. Txikia aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales; b) la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento; c) la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico; d) un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

    • 7.10. Aholku Koop. Elk. Txikia, deberá notificar al Cliente de forma inmediata, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 24 horas desde su conocimiento, cualquier incidencia o violación de la seguridad que afecte a la integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos personales objeto de tratamiento en los términos establecidos en el artículo 33.2 del RGPD. No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violacián de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

  • 8. CONFIDENCIALIDAD

    • 8.1. Ambas partes deberán guardar la máxima reserva y secreto sobre la información confidencial a la que tengan acceso en la ejecución de los servicios gestionados a través de la Extranet. Esta obligación de confidencialidad subsistirá incluso una vez finalizadas las relaciones entre Aholku Koop. Elk. Txikia y el Usuario.

    • 8.2. Ambas partes se comprometen a no divulgar información confidencial, así como a no publicarla, bien directamente, bien a través de terceras personas o empresas, ponerla a disposición de terceros sin previa autorización expresa y por escrito de la otra parte.

    • 8.3. Toda información intercambiada es de propiedad exclusiva de donde proceda. Ninguna de las partes utilizará información de la otra para su propio uso.

    • 8.4. Estas obligaciones, serán también de obligado cumplimiento para los empleados, siendo responsabilidad de ambas partes que los mismos las conozcan y las cumplan con estas obligaciones

    • 8.5. Ambas partes informarán a su personal, de las obligaciones sobre confidencialidad establecidas en las presentes condiciones, suscribiendo cuantos documentos sean necesarios con su personal con el fin de asegurar el cumplimiento de tales obligaciones.

  • 9. DURACIÓN Y MODIFICACIÓN

    • 9.1. Las presentes condiciones de uso serán de aplicación mientras el Usuario esté dado de alta en la Extranet de modo que pueda disponer de los servicios gestionados a través de la misma.

    • 9.2. La infracción de las presentes condiciones de uso, dará a Aholku Koop. Elk. Txikia el derecho unilateral a dar de baja en la Extranet al Usuario infractor, con un preaviso de quince días naturales para subsanar su conducta, que será notificado en la dirección postal o electrónica facilitada por el Usuario en su registro, que ambas partes entienden válida a efectos de notificaciones.

    • 9.3. En el supuesto de que el Usuario persista en su conducta o se trate de una infracción insubsanable Aholku Koop. Elk. Txikia, notificará al Usuario su decisión de darle de baja en la Extranet, dando un plazo de quince días naturales al Usuario para extraer de la Extranet todos los ficheros de los que sea responsable. Una vez transcurrido este plazo, Aholku Koop. Elk. Txikia procederá a la destrucción de estos ficheros, sin perjuicio de las eventuales reclamaciones por daños y perjuicios que Aholku Koop. Elk. Txikia pueda realizar contra el Usuario infractor.

    • 9.4. Aholku Koop. Elk. Txikia se reserva el derecho a modificar, total o parcialmente, las presentes condiciones de uso. Aholku Koop. Elk. Txikia remitirá a la cuenta de correo electrónico facilitada por el Usuario en su registro, con treinta días naturales de antelación, las nuevas condiciones al objeto de que pueda estudiarlas y manifestar posteriormente su conformidad con las nuevas condiciones de uso, negociar alguna/s de las modificaciones propuestas o rechazar las nuevas condiciones perdiendo automáticamente su condición de Usuario. En el supuesto de que transcurrido el mencionado plazo, el Usuario no indique su manifestación en contrario, se entenderán aplicables, por la tácita, las nuevas condiciones de uso.

  • 10. DOMICILIO A EFECTOS DE NOTIFICACIONES

    El Usuario, mediante la suscripción de las presentes condiciones de uso, acepta sin reservas que la Extranet se constituye como un lugar válido a efectos de notificaciones entre Aholku Koop. Elk. Txikia y el cliente al que representa, en consecuencia, se compromete a verificar y descargar semanalmente la documentación alojada. El usuario acepta sin reservas, que toda la documentación depositada por la Aholku Koop. Elk. Txikia en el buzón privado de la Extranet asignado a aquél, se entenderá como válidamente notificada desde su alojamiento.

  • 11.LEGISLACIÓN APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL

    Las relaciones establecidas entre Aholku Koop. Elk. Txikia y el Usuario se regirán por lo dispuesto en la normativa vigente acerca de la legislación aplicable y la jurisdicción competente. No obstante, para los casos en los que la normativa prevea la posibilidad a las partes de someterse a un fuero, Aholku Koop. Elk. Txikia y el Usuario, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a los Juzgados y Tribunales que correspondan.